جزوه درس اصول سرپرستي

ما در جامعـــه پيچيده اي از سازمانها زندگي مي كنيم، زندگي ما، به مديريت مؤثر شركتهاي تجاري، دانشگاهها و دانشكده ها و نهادهاي دولتي و انواع ديگر سازمانها بستگي دارد. تعاريف متعددي از سازمان صورت گرفته است در يك تعريف،‌ سازمان به گروهي از انسان اطلاق مي شود كه از افراد متخصص تشكيل يافته و آنها در حول وظيفه و مسئوليتي مشترك، دوش به دوش يكديگر كار مي كنند.
سازمانها در اطراف ما هستند و زندگي ما را به شيوه هاي متعددي شكل مي دهند. آنها منابع را براي رسيدن به اهداف و ستاده هاي مطلوب با هم تركيب مي كنند و مصرف مي نمايند و كالاها و خدمات را بطور كارا توليد كرده نوآوري را تسهيل مي نمايند.

تعريف سازمان:
گروهي متشکل از دو يا چند تن که در محيطي با ساختار منظم و از پيش تعيين شده براي نيل به ‌‍‎‏‍اهداف گروهي با يکديگر همکاري مي‌کنند.
انواع سازمان‎‎‎ها:
سازمان‌هاي انتفاعي:
سازمان‌هايي هستند که با هدف کسب سود تشکيل مي‌شوند.
سازمان‌هاي غير انتفاعي:
اين سازمان‌ها، با اهداف اجتماعي، فرهنگي، مذهبي و سياسي تشکيل مي‌شوند مانند اتحاديه‌هاي کارگري و انجمن‌هاي مذهبي.

سازمان‌هاي توليدي:
اين سازمان‌ها از مواد خام يا مواد اوليه براي توليد کالا استفاده مي‌کنند.مانند کارخانه‌هاي توليد کفش و تلويزيون.
سازمان‌هاي خدماتي:
اين نوع از سازمان‌ها خدمات ارائه مي‌کنند مانند خدمات مشاوره عمومي و خدمات پزشکي.

سازمان‌هاي دولتي:
اين نوع سازمان‌ها تحت کنترل دولت هستند.
سازمان‌هاي خصوصي:
اين نوع سازمان‌ها بجاي کنترل دولت توسط افراد يا بخش دولتي کنترل مي‌شوند.

سازمان رسمي:
سازمان رسمي به مـعني ساختـــار آگاهانه اي از نقشها در يك سازمان مي باشد كه بصورت رسمي سازماندهي شده اند.
سازمان غيررسمي:
به عنوان شبكه اي از روابط اجتماعي و شخصي است كه درون سازمان رسمي ايجاد مي شود.

مديريت چيست؟
سازمانها از هر نوعي كه باشند- توليدي، انتفاعي، ....- بوسيله مديران اداره مي شوند. به همين خاطر مديران از مهمترين اعضاي جامعه محسوب مي شوند. مديران رهبري مي كنند تا اهداف سازمانها محقق شود. مديريت يعني فرآيند برنامه‌ريزي، سازماندهي، هدايت و نظارت بر کار اعضاي سازمان و کاربرد کليه منابع قابل دسترسي براي رسيدن به هدف‌هاي تعيين شده سازمان.

انواع محيط سازماني:
محيط خارجي:
مواد اوليه
پول
انرژي
اطلاعات
نيروي انساني
محيط داخلي:
عواطف
ارزشها
اعتقادات
منافع کارکنان
منافع سهامداران

انواع مديران......
ازنظر فعاليت‌هاي سازماني:
مديران وظيفه اي: کارکناني با مهارت‌هاي ويژه در زمينه خاص مانند حسابداري، امور پرسنلي و غيره.
مديران عمومي : مسئول کليه وظايف و فعاليت‌هايي هستند که در يک واحد يا يک سازمان انجام مي‌شود مانند توليد، بازاريابي و امورمالي.
از نظر سطح سازماني:
مديران عملياتي: مديران در اين سطح مستقيما مسئول توليد کالا و خدمات هستند مانند سرپرستان.
مديران مياني: اين مديران به طور مستقيم به مديران رده بالا گزارش مي‌دهند و پل ارتباطي ميان مديران عالي و عملياتي هستند.
مديران عالي: گروه کوچکي از مديران را تشکيل مي‌دهند. واين مديران اهداف، خط‌مشي‌ها و راهبردهاي سازمان را مشخص مي كند.
مهارت‌هاي مورد نياز مديران:
1)مهارت‌هاي ادراکي
2)مهارت‌هاي انساني
3)مهارت‌هاي فني
مهارت‌هاي ادراکي:
اين مهارت به مدير امکان مي‌دهد که سازمان را به صورت يک کل در نظر بگيرد و روابط متقابل بخش‌هاي مختلف و چگونگي تاثير تغيير هر قسمت در کل سازمان را پيش‌بيني کند.
مهارت هاي انساني:
اين مهارت به مدير امکان مي‌دهد تا با افراد، در کنار آنها و به طور موثر با آنها کار کند. مديران در همه سطوح به اين مهارت نيازدارند.
مهارت‌هاي فني:
اين مهارت‌ها به معني توانايي به کار بردن ابزار، شيوه‌ها و دانش مورد نياز براي اجراي يک زمينه تخصصي است.

چگونه می توان مدیرموفق ومؤثری بود ؟
برای موفق و مؤثر بودن ، توانای های ذاتی و اکتسابی معینی لازم است . مدیر مؤثر نیاز به توانای های فنی ، انسانی، ادراکی ، طراحی و حل مسائل دارد . یک مدیر موفق ، نگرش و انگیزه های معینی دارد. پاداش های سازمانی (اضافه حقوق ، ارتقاء و ...) و جو سازمانی بر انگیزه و انگیزش وی اثر دارد . یکی دیگر از موفقیت ها ، رویدادهای پیش بینی نشده است ؛ زیرا همیشه توانای های افراد نیست که برای ایشان موفقیت می آورد. بررسی میزان موفقیت و مؤثر بودن هر مدیر بر اساس دیدگاه و معیارهای سازمانی صورت می گیرد .

تعريف سيستم:
مجموعه اي از اجزاست که با ارتباط و پيوند متقابل يک کل واحد را تشکيل مي‌دهند و نقش معيني ايفا مي‌کنند.
سيستمهاي فرعي: اجزايي که کل سيستم را مي‌سازند سيستمهاي فرعي مي‌نامند.
سيستمهاي باز و بسته:
سيستمي که با محيط اطراف خود کنش متقابل داشته باشد سيستم باز ناميده مي‌شود.
سيستمي که با محيط اطراف خود کنش متقابل نداشته باشد سيستم بسته ناميده مي‌شود.
مرز سيستم(مرزگستري):
هر سيستمي مرزي دارد که آن را از محيط اطرافش جدا مي‌کند.
بازخورد:
کليد نظارت سيستم است و براي حفظ تعادل پوياي سيستم ضروري است.

وظايف مديران: تصميم گيري- برنامه ريزي- سازماندهي- نظارت يا كنترل
تصميم‌گيري:
انتخاب يک راه از ميان راههاي مختلف و در حقيقت بهترين راه براي نيل به اهداف.
فرآيند تصميم‌گيري:
1-تعريف مسئله
2- ارائه راه حل ها
3-ارزيابي راه‌حلها
4-اتخاذ تصميم(انتخاب راه‌حلها)
5-اجراي تصميم
6-ارزيابي نتايج
انواع تصميمات:
1-برنامه‌ريزي شده- براي امور تكراري
2-برنامه‌ريزي نشده- براي امور غيرتكراري

شرايط محيطي تصميم‌گيري:
1- شرايط اطمينان:
در شرايط اطمينان مديران درباره يک مسئله،راه‌حلهاي جايگزين و نتايج احتمالي آن راه‌حلها کاملا آگاهي دارند، بنابراين مي‌توانند وقايع موثر بر آنها يا نتايج آنها را نظارت کنند.
2- شرايط مخاطره( ريسك):
مدير مسئله‌اي را مي‌شناسد، اطلاعات کافي براي شناخت راه‌حلهاي ممکن در اختيار دارد و براساس اين اطلاعات احتمال کسب نتيجه مطلوب از هر راه‌حل را تخمين مي‌زند.
روش اخذ تصميم در شرايط مخاطره:
1)يک راه از ميان راههاي ممکن انتخاب شود.
2)تمام نتايج حاصل از راه انتخاب شده با توجه به شرايط محيطي مختلف ارزيابي شود.
3)هر يک از نتايج در احتمال وقوع شرايط محيطي آن ضرب شود.
4)نتايج حاصل از مرحله (3)با هم جمع شوند تا ارزش مورد انتظار براي راه انتخابي در مرحله(1)به دست آيد.
5)مراحل (1) تا (4)براي بقيه راههاي ممکن تکرار شود.
6)اکنون راه‌حلي که بالاترين ارزش مورد انتظار(براي سود)را دارد به عنوان راه‌حل انتخابي برگزيده شود.

3- در شرايط عدم اطمينان از سه شيوه مي‌توان استفاده کرد:
1)حداکثر حداکثرها 2)حداکثر حداقلها 3)ارزش مورد انتظار با احتمال يکسان

حداکثر حداکثرها:
در اين شيوه بهترين نتيجه از بين بهترين نتايج راههاي ممکن در شرايط محيطي مورد نظر انتخاب مي‌شود.
حداکثر حداقل‌ها:
در اين شيوه با بدبيني اين طور فرض مي‌شود که براي راه‌حلهاي ممکن بدترين نتيجه در شرايط محيطي مورد نظر حاصل خواهد شد، و بنابراين بايد به عنوان بهترين تصميم، بهترين را از ميان بدترينها انتخاب کرد.
ارزش مورد انتظار با احتمال يکسان:
در اين شيوه به علت نبود اطلاعات کافي، احتمال براي وقوع شرايط مختلف يکسان فرض مي‌شود و بر اساس ارزش مورد انتظار تصميم‌گيري به عمل مي‌آيد.

تصميم‌گيري گروهي
مزاياي تصميم‌گيري گروهي:
1)فراهم کردن اطلاعات بيشتر و کامل‌تر
2)ايجاد راه‌حلهاي بيشتر
3)پذيرش بهتر يک راه‌حل
عيب تصميم‌گيري گروهي:صرف وقت بيشتر

فنون تصميم‌گيري گروهي:
طوفان مغزي
گروه اسمي
فن دلفي
ملاقاتهاي الکترونيکي
طوفان مغزي:
از مشهورترين فنون براي ايجاد خلاقيت است زيرا فن نسبتا ساده‌اي است که فشارهاي وارد براي هماهنگي در گروه را کاهش مي‌دهد تا ايجاد راه‌حلهاي تازه به تاخير نيفتد. هيچ عقيده‌اي مورد انتقاد قرار نمي‌گيرد.
روش گروه اسمي:
در اين روش اعضاي گروهي که در موضوع مورد نظر براي تصميم‌گيري صاحب نظر و مجرب هستند گرد هم مي‌آيند.
فن دلفي:
در اين روش براي تصميم‌گيري در يک مورد خاص گروهي از افراد صاحب نظر را انتخاب و نظرات آنان را با پرسشنامه جويا مي‌شوند.
ملاقاتهاي الکترونيکي:
اين روش جديدترين شيوه تصميم‌گيري گروهي است و روش گروه اسمي را با فناوري پيشرفته کامپيوتر درهم مي‌آميزد.
مزاياي اصلي ملاقاتهاي الکترونيکي: گمنامي و سرعت عمل.

برنامه‌ريزي:
يعني تعيين ماموريت سازمان و مشخص کردن هدفها.
تعريف ماموريت سازمان: تصويري استوار و بلند مدت از وضعيت آينده سازمان.
هدف‌هاي سازماني: منابع و تلاشهاي سازماني را در جهت اجراي ماموريت سازمان هدايت مي‌کند.

ابعاد برنامه‌ها:
بعد سطح
برنامه‌هاي راهبردي يا استراتژيك برنامه‌هاي راهکاري برنامه‌هاي عملياتي
بعد زمان
بلند مدت ميان مدت کوتاه مدت
بعد قلمرو
برنامه‌هاي فراگير برنامه‌هاي محدود به بخش
بعد استمرار
برنامه‌هاي هميشگي برنامه‌هاي يکباري

ابزارهاي برنامه‌ريزي:
1- پيش‌بيني
برآورد شرايط يا رويدادهاي آينده بر اساس اطلاعات جاري، پژوهش و تجربه گذشته. انواع پيش‌بيني:
پيش‌بيني اقتصادي- پيش‌بيني فني- پيش‌بيني روند اجتماعي- پيش‌بيني فروش

2- جداول زماني
فرآيندي براي تنظيم فهرستي از جزييات فعاليت‌هايي که بايد براي تحقق هر هدف اجرا شود.
انواع جداول زماني:
نمودار گانت
اين نمودار معمولا در برنامه‌ريزي پروژه به کار مي رود و فعاليتهاي مختلف،زمان لازم و وضعيت جاري هر فعاليت را در پروژه مورد نظر نشان مي‌دهد.
فن بازنگري و ارزيابي برنامه(پرت)
نمودار گردش کاري است که توالي فعاليتهاي مورد نياز براي تکميل يک پروژه را نشان مي‌دهيد.
براي استفاده از شبکه پرت مدير بايد:
1)فعاليتهايي که بايد اجرا شوند را معين کند.
2)توالي فعاليت ها را مشخص کند.
3)زمان مورد نياز براي تکميل هر فعاليت را تعيين کند.
4)شبکه را ترسيم کند.

سازماندهي:
فرآيند سامان دادن افراد و ساير منابع براي اجراي وظايف در جهت اهداف مشترک.

تعريف ساختار سازماني: چارچوبي است که مديران براي تقسيم و هماهنگي فعاليتهاي اعضاي سازماني آن را ايجاد مي‌کنند. اهداف ساختار سازماني:
1)جهت دادن اطلاعات به سوي مديران مربوط
2)توزيع اختيار براي تصميم گيري به طور موثر
ويژگي‌هاي ساختار رسمي:
داراي ماهيت غير شخصي مي‌باشد.
روابط سازماني به طور مکتوب و به کمک نمودار با دقت زياد براي کارکنان تشريح مي‌شود.
ويژگي هاي ساختار غيررسمي:
ماهيت سازمان غير رسمي شخصي است.
مدير روابط سازماني را به طور شفاهي براي کارکنان توضيح مي‌دهد.

نمودارهاي سازماني تصوير خلاصه‌اي از ساختار هر سازمان است. نمودارها نشان‌دهنده کانون توجه هر سازمان است. انواع نمودار سازماني:
نمودارهاي هرمي
نمودارهاي افقي
نمودارهاي دايره‌اي
محدوديتهاي نمودار سازماني:
نمودارها فقط ساختار رسمي هر سازمان را نشان مي‌دهند.
نمودارها معمولا در برابر تغييرات سازماني کهنه و منسوخ مي‌شوند.

تعريف واحدسازي(گروه بندی):
واحدسازي ترتيبي است که در آن مشاغل و فعاليتها در گروههاي منطقي دسته‌بندي و هر گروه در بخش و واحد بزرگتري ترکيب مي‌شود تا کل سازمان را شکل دهند.
انواع واحد سازي:
1- واحدسازي وظيفه‌اي: اساسي براي گروه‌بندي مشاغلي است که با يک وظيفه سازماني يا مهارت تخصصي مرتبط‌اند مانند:
بازاريابي
امور مالي
عمليات
منابع انساني
2- واحدسازي بر اساس محصول: در اين واحدسازي مشاغل بر طبق کالاها و خدماتي که ارائه مي‌دهند گروه‌بندي مي‌شوند.
3- واحدسازي جغرافيايي يا منطقه‌اي: منابع بر اساس مکاني که قرار است کار سازمان در آنجا اجرا شود يا حوزه بازار منطقه‌اي که نظام مديريت در آن فعاليت دارد واحدسازي مي‌شود.
4- واحدسازي بر اساس مشتري:
عامل کليدي در دسته بندي فعاليتها در اين نوع واحدسازي مشتري يا ارباب رجوع است.
5- واحدسازي بر اساس فرآيند توليد:
بر فرآيند توليد کالا و خدمات تاکيد دارد و بر طبق مراحل اصلي فرآيندي که براي توليد محصول و خدمات به کار رفته است.

پيش دانسته هاي الگوهاي جديد واحدسازي:
واحد صف:
واحدهايي که وظايف آنها به طور مستقيم در تامين هدفهاي سازمان موثر است.
واحد ستاد:
واحدهايي که وظايف آنها به طور غيرمستقيم در تامين هدفهاي سازمان موثر است .

نظارت
حيطه نظارت: شامل عده افراد و تعداد واحدهايي است که به طور مستقيم به يک مدير گزارش مي‌دهند.
زنجيره فرماندهي بر دو اصل استوار است:
- اصل وحدت فرماندهي
- اصل سلسله مراتب

تمرکز و عدم تمرکز:
تمرکز: وقتي تحقق مي يابد که اختيار در سطوح عالي مديريت جمع شده و باقي مانده است.
عدم تمرکز: يعني واگذاري اختيار به سطوح پايين‌تر مديريت.

انواع نظارت:
نظارت آينده‌نگر:
مطلوبترين نوع نظارت آينده‌نگر است، که مانع بروز مسائل پيش‌بيني شده شود. اين نوع نظارت قبل از وقوع هر فعاليت صورت مي‌گيرد آينده‌نگر داده مي‌شود و بر اساس داده‌ها صورت مي‌گيرد. منظور از اين نظارت کاهش اشتباهات و به حداقل رساندن اقدامات اصلاحي است. ( نظارت در استخدام کارکنان)
نظارت همزمان:
همانطور که از نامش پيداست، زماني اجرا مي‌شود که فعاليتي در حال انجام شدن است. وقتي نظارت هنگام اجراي کاري اعمال شود، مديريت مي‌تواند مشکلات را قبل از اينکه پرهزينه شود حل کند.
نظارت گذشته‌نگر:
نظارت گذشته‌نگر بعد از هر اقدامي به عمل مي‌آيد و وابسته به بازخورد است. در اين نوع نظارت، بازده سازمان کنترل مي‌شود تا اطمينان حاصل شود که مطابق استانداردهاي تعيين شده است.
--------------------------------------------------------------------------------
قدرت
تعريف قدرت: توانايي اعمال نفوذ بر ديگران.
منابع قدرت:
قدرت پاداش
قدرت قانوني
قدرت اجبار
قدرت تخصص
تعريف اختيار:
حقي است که به پستي داده مي‌شود تا فرد بتواند بر مبناي آن قوه تشخيص خود را براي اتخاذ تصميماتي جهت تاثير بر ديگران به کار بندد.
---------------------------------------------------------------------------------
ارتباطات

تعریف ارتباط:
انتقال اطلاعات از فرستنده به گيرنده به طوري كه اطلاعات توسط دريافت كننده قابل درك باشد.
فرایند ارتباط دارای 6 مرحله است:
1- عقیده یا فکری که باید منتقل شود
2- کدگذاری: انتقال فکر یا عقیده با استفاده از علائم قراردادی یا وسایل ارتباطی مناسب
3- انتقال پیام از فرستنده به گیرنده
4- دریافت پیام
5- کدبرداری: درک پیام توسط گیرنده
6- بازخورد: نتیجه پیام باید به فرستنده ارائه شود

اين واقعيت است كه مابيشتروقت روزانه خودراصرف ارتباطات كلامي ميكنيم.براساس تحقيق نيكولزواستيونس اوقات روزانه افرادبه شكل ذيل سپري ميگردد:
گوش دادن42درصدازوقت روزانه
حرف زدن32درصدازوقت روزانه
خواندن15درصدازوقت روزانه
نوشتن11درصدازوقت روزانه

انواع شبکه های ارتباطی:
- شبکه رسمی : بر اساس سلسله مراتب اختیارات شکل می گیرد.
- شبکه غیررسمی: بر اساس روابط غیررسمی شکل می گیرد.

 

الگوي حلقه اي: فرد (ب) مي تواند با افراد (الف) و (ج) تماس مستقيم داشته باشد،و باري ارتباط با فرد(ه) از طريق افراد (الف) يا (ج) و (د) بايد اقدام مي نمود.
الگوي ستاره اي: فرد(ج) مي توانست مستقيما با افراد ديگر تماس داشته باشد،در حالي كه آنها امكان تماس مستقيم با يكديگر را ندارند.
الگوي زنجيره اي: نشان دهنده يك مدير با دو معاون است كه زير نظر آنها دو رئيس كار مي كنند.
: Yالگوی
فرد داراي قدرت اطلاعاتي بالائي است،زيرا مي تواند از سه منبع به طور مستقيم كسب اطلاع كند،در حالي كه براي سايرين چنين امكاني نيست و همين قدرت باعث مي شود او نقش رهيري در بين گروه را داشته باشد.

شبکه های ارتباطی غیررسمی:
فواید :
- واقعیت ها را بهتر نشان می دهد
- نیازها و روحیات افراد بسهولت شناسایی می شود
- اطلاعات سریع تر منتقل می شود
- نظریات متنوع در تصمیم گیری ارائه می گردد
معایب:- ایجاد شایعات برای کسب منافع فردی

سطوح ارتباطات در سازمان
ارتباطات از بالا به پائين. مديران سطوح بالا براي مديران سطوح پايين تر اطلاعاتي درباره هدف هاي سازمان تامين مي كنند، توصيه و دستور صادر مي كنند و مديران فرودست را ارزيابي مي نمايند.
ارتباطات از پايين به بالا. فرودستان يا مديران سطوح پايين تر اطلاعات مي فرستند مانند گزارشات پيشرفت كار و توضيحات،پيشنهاد مي دهند و از مديران سطوح بالا سئوال مي كنند.
ارتباطات جانبي و مورب. ارتباطات جانبي بين افراد يك گروه كاري،بين گروهها در يك اداره، بين ادارات و ارتباطات مورب،بين يك اداره در يك سطح سلسله مراتب سازمان و اداره ديگري در سطحي ديگر روي مي دهد.
ارتباطات غير رسمي- شايعه. در هر سازمان،يك ارتباط غير رسمي و بدون ساختار وجود داردكه به آن شايعه پراكني مي گويند.مديران بايد از وجود آن و نقشي كه گاهي در كاركرد سازمان ايفا مي كند آگاه باشد.

چهار الگوي درخت انگوري براي روابط غيررسمي:
1)شبکه رشته‌اي
2)شبکه تابشي
3)شبکه تصادفي
4)شبکه خوشه‌اي
شبکه رشته‌اي:
در اين شبکه يکي از اعضاي سازمان (A)خبري را به طور غير رسمي به فرد ديگري (B)مي‌دهد و او آن خبر را به فرد سوم(C)منتقل مي‌کند.
شبکه تابشي:
ممکن است فردي از اعضاي سازمان (A)به طور غيررسمي خبري را به اطلاع گروهي برساند و هر کس ديگري را در شبکه از آن خبر مطلع کند.
شبکه تصادفي:
در اين نوع ارتباط يکي از اعضاي سازمان(A)به طور تصادفي خبري را به آگاهي افراد ديگري که به طور تصادفي با آنان برخورد کرده است مي‌رساند.
شبکه خوشه‌اي:
در اين شبکه يکي از اعضاي سازمان افراد ديگر را انتخاب مي‌کند و خبر را به آنان مي رساند.